Klauzula informacyjna - podmioty gospodarcze

Skrócona klauzula informacyjna

Obowiązek informacyjny (RODO)

Administratorem danych osobowych jest Durasan Trading sp. z o.o. (kontakt: sekretariat@durasan.pl, tel. +48 23 662 49 04). Dane osób kontaktowych kontrahenta przetwarzamy w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia oraz komunikacji operacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stosujemy tylko wtedy, gdy stroną umowy jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Odbiorcami danych mogą być firmy serwisowe, logistyczne, hostingowe oraz inne podmioty współpracujące przy realizacji zgłoszenia.

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy podstawą jest lit. b lub a), sprzeciwu (gdy podstawą jest lit. f) oraz skargi do Prezesa UODO. Jeżeli dane nie pochodzą od tej osoby, informację przekazujemy zgodnie z art. 14 RODO (źródło: pracodawca, kontrahent, CEIDG/KRS).

Pełna informacja o przetwarzaniu znajduje się w klauzuli poniżej.

Klauzula informacyjna – zgłaszający profesjonalni (sklepy, sieci handlowe, serwisanci)

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Durasan Trading sp. z o.o., Aleje Jerozolimskie 65/79, 00-697 Warszawa, Polska.

Kontakt w sprawach ochrony danych:

2. Zakres danych

Administrator przetwarza dane osób kontaktowych zgłaszających sprawę w imieniu podmiotu profesjonalnego, w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • służbowy numer telefonu,
  • służbowy adres e-mail,
  • stanowisko lub funkcja,
  • nazwa i dane identyfikacyjne firmy (np. NIP),
  • informacje wynikające ze zgłoszenia.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

  1. Przyjęcie i obsługa zgłoszenia oraz komunikacja z osobami kontaktowymi kontrahenta (ustalenia serwisowe, weryfikacja zgłoszenia, logistyka produktu).
    → podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (obsługa współpracy z kontrahentem). Dane osób kontaktowych nie są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ te osoby nie są stroną umowy z Administratorem.
  2. Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem — wyłącznie gdy stroną jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.
    → podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO
  3. Prowadzenie rozliczeń, ewidencji i archiwizacji dokumentów (rachunkowość i obowiązki ustawowe).
    → podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO
  4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo systemów IT.
    → podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

  • firmom serwisowym i montażowym współpracującym z Administratorem,
  • firmom kurierskim, logistycznym i magazynowym,
  • dostawcom systemów IT, hostingu i oprogramowania (w tym OpenAI oraz Google Cloud Document AI, a także usłudze SMS SMSAPI.pl),
  • podmiotom świadczącym usługi doradcze, księgowe i prawne.

Przekazanie poza EOG (w szczególności OpenAI i Google Cloud Document AI, gdy przetwarzanie obejmuje USA) odbywa się na podstawie SCC i/lub DPF. Usługa SMSAPI.pl świadczona jest w EOG. Analityka serwisu korzysta z cookies first-party.

5. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane:

  • przez czas niezbędny do obsługi zgłoszenia,
  • przez okres przedawnienia roszczeń,
  • w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej — przez okres wymagany przepisami prawa (archiwum księgowe),
  • dłużej — jeżeli dane stanowią dowód w toczącym się postępowaniu, do momentu jego prawomocnego zakończenia.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

  • dostępu do swoich danych,
  • sprostowania,
  • usunięcia,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych — wyłącznie gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. a RODO,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania — gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  • wniesienia skargi do Prezesa UODO.

7. Źródło danych oraz art. 14 RODO

Dane pozyskujemy:

  • bezpośrednio od zgłaszającego (pracownika sklepu lub serwisu),
  • od pracodawcy albo innego podmiotu, który wskazał osobę do kontaktu,
  • od kontrahenta Administratora (w tym z dokumentów przekazanych przez kontrahentów, np. protokołów),
  • ze źródeł publicznie dostępnych (CEIDG, KRS, strony firmowe).

Jeżeli dane nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO: informuje o tożsamości administratora i danych kontaktowych, celach i podstawach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania, prawach osoby oraz źródle pochodzenia danych. Informację tę przekazujemy w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, nie później niż w ciągu miesiąca, a jeżeli dane służą komunikacji z tą osobą — najpóźniej przy pierwszym kontakcie.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych służbowych jest dobrowolne, lecz brak ich podania może uniemożliwić obsługę zgłoszenia w relacji B2B.